10 سوء تفاهم در ارتباطات دیجیتال  و روش اجتناب از آنها

با گسترش COVID-19 در سراسر جهان،  کار از خانه شدیدا شایع شده است. با توجه به این تغییر جهانی واسترس بالای همگانی ، ضروری است که در هنگام کار به عنوان بخشی از یک تیم مجازی ، بکوشید تا  از بروز سوء تفاهم در ارتباطات در فضای دیجیتال جلوگیری کنید.

ما چهار سال گذشته را صرف مطالعه علم احساسات و تاثیر  آنها با زندگی در محل کار کرده ایم. با هزاران کارمند در سطح جهان صحبت کردیم ، و یکی از رایج ترین سؤالاتی  که مردم از ما می پرسند فقط همین مسئله است – نحوه  برقراری بهترین شکل ارتباط در عصر دیجیتال. چگونه می توان به متن ارسالی لحن مناسبی داد؟ آیا اضافه کردن علامت  تعجب  در انتهای متن  زیاده روی بود؟ در زیر ما ده روش برای اجتناب از ایجاد سوء تفاهم در ارتباطات دیجیتال را  ذکر کرده ایم.

توصیه هایی برای پیشگیری از بروز سوء تفاهم در ارتباطات دیجیتال

1- از ایموجی ها استفاده کنید، اما با احتیاط!

ایموجی ها می توانند به ما در بیان لحن ، معنی و نشانه های عاطفی کمک کنند. مثلا  جک   ایموجی

را به پیام ” دیر نکنی!” اضافه می کند تا دیوید براحتی  متوجه شود که او شوخی می کند. اما گذاشتن  ایموجی ها ، به ویژه هنگامی که گیرنده پیام  را به خوبی نمی شناسید می تواند تصویر حرفه ای شما را تضعیف کند. بهتر است منتظر بمانید تا قبل از ارسال شکلک های صورت ، متوجه شوید طرف دیگر چه برداشتی از ایموجی ها دارد. به عنوان یک قانون ابتدایی ، یک ایموجی در هر ایمیل یا پیامک  مناسب است – مگر اینکه اولین بار باشد که با آن شخص ارتباط برقرار می کنید . در این صورت ، بهتر است از آن صرفنظر کنید.

2- رفع غلطهای تایپی پیش از ارسال پیام.

وجود غلطهای  تایپی در پیام این مفهوم  را دارد که  که در هنگام ارسال عجله داشتیم، دچار خشم یا هیجان  شدید بوده و یا اینکه چون رئیس هستیم  نیازی به توجه به متن پیام خود  نداریم. اندرو برادسکی ، محقق ، غلطهای تایپی  را تقویت کننده های عاطفی توصیف می کند:  اگر جک یک ایمیل عصبانی پر از غلطهای تایپی  را برای  دیوید بفرستد ، دیوید تصور می کند که جک  با عصبانیت  آن ایمیل را ارسال کرده و فکر میکند جک شدیدا عصبانی است. حتی اگر عجله دارید ، بهتر است دو دقیقه دیگر برای تصحیح کار خود صرف کنید یا اینکه متن را  با صدای بلند بخوانید تا هرگونه اشتباه تایپی  را که از چشمتان دور مانده پیدا کنید.

3-پیام های خود را از نظر عاطفی تصحیح کنید.

تنها اشکال تایپی نیست که باید از پیام های خود حذف کنید. برایان فترشتونهاگ ، مسئول ارشد استعدادیابی جهانی در گروه Ogilvy ، به ما گفت که او مرتباً از کارمندان می پرسد که آیا آنها تا به حال موفق شده اند یک مسئله عاطفی از طریق ایمیل حل و فصل کنند؟ جواب بدون شک منفی است. اما وقتی او از همان گروه سؤال می کند آیا تا به حال کسی را از طریق ایمیل عصبانی  کرده اید؟ این بار پاسخ همه مثبت بود!  همواره قبل از ارسال  متن را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید که پیام شما روشن است و لحن مورد نظرتان را منتقل می کند. ارسال عبارت “باید در باره اش حرف بزنیم” وقتی منظور شما این است که “اینها پیشنهادات خوبی هستند ، باید ببینیم  چگونه میتوان  آنها را در پیش نویس وارد کنیم” باعث می شود گیرنده احساس اضطراب کند. به راحتی می توان کاری کرد که  ایمیل های یک خطی یا پیامکها لحن تهاجمی پبدا کنند . تصور کنید که پیامی  با مضمون  ” پیرو آخرین ایمیل من، ، فقط پیگیری” یا “کمکم کن بفهمم”  دریافت کرده اید. چه احساسی خواهید داشت؟

4- علائم نگارشی برای متن های  یک کلمه ای یا خیلی کوتاه اهمیت بیشتری دارند.

“OK.” با یک نقطه بعد از کلمه بار منفی بیشتری نسبت به “OK” بدون نقطه دارد. اضافه کردن یک نقطه  معنی   نتیجه گیری و خاتمه  را به پیام  شما اضافه می کند و احساسات منفی را افزایش می دهد. “OK.” نشان میدهد این بحث  به پایان رسیده است در حالیکه “OK”  یعنی موافقم . وقتی با کسی آشنا می شوید ، به سبک نگارشی او  توجه کنید. ممکن است افرادی را  در همکارانتان بیابید  که  عادت دارند بعداز کلمه OK  نقطه می گذارند و بدینوسیله میتوان از برداشتهای غلط اجتناب کنبد.

5- در ابتدای آشنایی  از کانالهای ارتباطی قوی تر استفاده کنید.

در اکثر موارد اگر ابهامی در پیام دریافت شده از  افراد ناشناس یا همکاران ارشد وجود داشته باشد  آنرا بشکل منفی  تفسیر می کنیم.  فرض کنید  لیز به مولی که  او را خیلی خوب می شناسد  ایمیل می زند ، “ایمیل شما به ویراستار می توانست بهتر باشد.” مولی مفهوم  ایمیل را به همان  صورت که نوشته شده برداشت  می کند. اما اگر مولی همان ایمیل را از رئیس یا یک همکار جدید دریافت کند ممکن است احساس اضطراب کرده و فکر کند که ایمیل  وی آنقدر افتضاح  است که نمی تواند  دوباره به یک ویراستار  ارسال شود. هنگامی که  با شخص جدیدی شروع به کار می کنید استفاده از کنفرانس ویدیویی  به ایجاد اعتماد کمک می کند. به طور کلی ، دیدن چهره های یکدیگر به شما کمک می کند مفاهیم ناگفته را بهتر درک کنید. بعد از شناختن مخاطب  می توانید بیشتر از ایمیل استفاده کنید.

6- هر زمان که مقدور است الویت را به تماس تصویری بدهید.

در Trello ، یک شرکت نرم افزاری مدیریت پروژه ، حتی اگر یک نفر در یک تیم از راه دور کار کند ، اعضای تیم  از تماس تصویری برای ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند. بدینوسیله اطمینان حاصل میشود که احساسات نیز در ارتباطات  گنجانده شده و احتمال از دست رفتن اطلاعات نیز کم می شود. مطالعات نشان می دهد که حدود 65٪ ارتباطات غیر کلامی است. هنگامی که تصویردیده نمیشود ، علائم عاطفی ناشی از  صورت و زبان بدن را از دست می دهید. بدیهی است که استفاده از تماس تصویری همیشه امکان پذیر نیست ، ولی بهتر است در صورت امکان  استفاده از آن را به یک عادت تبدیل کنید.

7- میزان فوریت درخواست خود را در چت مشخص کنید.

اشتباه نکنید. ما هم  میدانیم که چت یک ابزار ارتباطی غیر رسمی است، ولی  ساده ترین شکل ارتباط دیجیتالی برای ارسال یک پیام  نه چندان فکر شده نیز می باشد. ممکن است شما فقط یک پیام کوتاه با این مضمون برای کسی بفرستید “میشه یک نگاه سریع به این بندازی؟” یا “میشه  ایده هات رو به این متن اضافه کنی ؟” با ارسال این پیام ها ، شما دیگران را تحت فشار قرار میدهید. ماهیت چت در زمان واقعی بدان معنی است که افراد تصور میکنند درخواستهای شما فوری است و احساس می کنند که باید فوراً پاسخ دهند. بنابراین ، قبل از ارسال درخواستی که زمان می برد سؤال کنید ، ” الان وقت مناسبی است؟” اگر نیازی به پاسخ فوری  ندارید بگویید “عجله نکن ، اما میتونی هر موقع وقت داشتی بهم کمک کنی؟” و اگر شخصی پیغام ” مزاحم نشوید” را در پروفایل خود نمایش داده است به آن احترام بگذارید.

8-هول نکنید.

اگر ایمیلی باعث عصبانیت ، اضطراب یا سرخوشی شما شد ، برای پاسخ به آن تا روز بعد صبر کنید. یا  بهتر از آن ، زمانی که آرام شدید  رو در رو صحبت کنید. پس از آرام شدن می توانید احساسات و نیازهای نهفته در ورای  احساسات خود را بهتر بیان کنید تا  اینکه فورا  واکنش نشان دهید. هنگامی که پاسخ می دهید ، پیش نویس خود را دوباره از نگاه مخاطب بخوانید. اگر ایمیلتان را یک بار برای خودتان ارسال کنید بهتر می توانید بفهمید  مخاطبتان در زمان دریافت ایمیل چگونه آن را تفسیر خواهد کرد. توصیه مفید:  همیشه قسمت  “To”  را خالی بگذارید تا زمانی که آماده ارسال پیام شوید . یکی از دوستان ما پیشنهاد شغلی خود را از دست داد زیرا او به طور اتفاقی یک  ایمیل نپخته درخواست  حقوق را ارسال کرد.

9. در صورت نیاز به گرفتن”بله” از ایمیل استفاده نکنید.

درخواست حضوری سی بار موفق تر از یک ایمیل جواب می دهد. تحقیقات نشان می دهد که افراد درخواستهای ارسال شده از ایمیل را غیرقابل اعتماد و غیر ضروری در نظر می گیرند. اگر با ایمیل  مذاکره می کنید مذاکره حضوری یا تماس تصویری در ابتدای کار به شما کمک می کند تا تاثیر بهتری ایجاد کنید. دریک آزمایش  که دانشجویان MBA را در مقابل یکدیگر قرار می داد ، به نیمی از آنها فقط نام و ایمیل مخاطب داده شد. به نیم دیگر عکسی از طرف مقابل نیز  نشان داده شد و گفته شد قبل از مذاکره در مورد سرگرمی ها ، برنامه های شغلی و زادگاه تان صحبت کنید. نتیجه آنکه در گروه اول هفتاد درصد به توافق رسیدند در حالیکه در گروه دوم تقریبا همه به موافقت دست یافتند.

10. اگر کارتان فوری نیست در ساعات غیر کاری ایمیل یا پیام کوتاه ارسال نکنید.

“من در دفتر نیستم ومرتبا ایمیل را چک می کنم. اگر ایمیل شما فوری نیست ، من احتمالاً بازهم پاسخ خواهم داد. این مشکل خیلی ها است. ” حتی اگر قید کنید که” تا فردا / شنبه نخوانید / به آن پاسخ ندهید ” ، احتمالاً گیرنده  همچنان تمام آخر هفته را در مورد ایمیل شما فکر خواهد کرد و حتی ممکن است سعی کند که فوراً پاسخ دهد. سعی کنید ایمیل را در پوشه پیش نویس خود ذخیره کنید و یا برنامه ریزی کنید تا بعداً ارسال شود.

بیشتر سوء تفاهم های  دیجیتالی به این دلیل رخ می دهد که ما به نشانه های غیر کلامی ، از جمله لحن  صدا ، زبان بدن و چهره  مخاطب  ،  که حاوی بخش مهمی از پیام است دسترسی نداریم. لذا  این نکات می تواند به شما کمک کند ، اما راه حل قطعی برای اجتناب از بروز سوء تفاهم استفاده از  تلفن یا تماس تصویری است.

منبع : هاروارد بیزنس ریویو